Jak powinna być wyposażona sala konferencyjna?

Konferencja danej firmy to zazwyczaj duże wydarzenie branżowe, a dla organizatora, również wizerunkowe. Dlatego powinno zależeć mu, by wydarzenie odbyło się bez żadnych zakłóceń, a zaproszeni goście wynieśli z niego tylko wiedzę, ale też dobrą opinię o jego firmie. Na co powinna zwrócić uwagę osoba wybierająca salę konferencyjną?

Rozmiary sali

Sala konferencyjna powinna pasować do liczby zaproszonych osób. Zbyt duża sala może spowodować, że uczestnicy nie będą chcieli się integrować i wymieniać spostrzeżeń, zbyt mała, że będzie duszno i niewygodnie. Warto wziąć pod uwagę przy tym pożądane rozstawienie stolików – przy ustawieniu ich w podkowę, w sali zmieści się mniej osób, niż przy układzie „szkolnym”. W sali lub przed jej wejściem powinno być odpowiednio dużo miejsca, by zorganizować dla gości kącik kawowy. Nie może być to mała wnęka, w której po prostu postawimy napoje – uczestnicy muszą mieć jeszcze miejsce, aby się przy niej obsłużyć, a z gorącą kawą swobodnie ominąć osoby czekające na swoją kolej.

Nowoczesne wyposażenie

W dzisiejszych czasach nikt nie wyobraża sobie konferencji, podczas której prelegent nie wspiera się prezentacją audiowizualną. Sala konferencyjna powinna więc być wyposażona w dobrej jakości projektor i wydajny system nagłośnieniowy. Równie ważne jest oświetlenie, które powinno dawać wiele możliwości regulacji – przyciemnia się je w trakcje wykładów, by wszyscy dobrze widzieli prezentację, a rozjaśnia, podczas przerw, gdy uczestnicy poruszają się po sali. W sali powinny znaleźć się też tradycyjne pomoce dydaktyczne, czyli zwykłe flipcharty i mazaki, przy pomocy których prelegent może szybko wytłumaczyć bardziej zawiłe kwestie. Bardzo ważne jest, by sala miała zamontowaną wydajną klimatyzację, co jest niezwykle istotne zwłaszcza w upalne dni. Dyskomfort spowodowany zaduchem i gorącem może zniszczyć nawet najlepszy wykład i przekreślić organizatora  jako firmę nowoczesną i dbającą o klienta. Uczestnicy konferencji z pewnością docenią też szybkie WiFi w sali. Dzięki niemu będą mogli dyskretnie i wygodnie załatwiać najbardziej pilne sprawy niezwiązane z konferencją.

Zobacz także: Czy konferencje w hotelu to dobry wybór?